Con la llegada de los softwares a las grandes empresas, se han conseguido una serie de ventajas para las mismas, ya que gracias a la utilización de aplicaciones web es posible gestionar y controlar de una forma rápida y eficaz toda la documentación que debe tener una empresa subcontratada, ya sean documentos de empresa, documentos de trabajadores, documentos de vehículos o documentos de maquinaria. En otras palabras la función de estas plataformas es controlar el acceso de las empresas subcontratistas a las instalaciones de la empresa principal. Todo esto es conocido como la Coordinación de Actividades Empresariales y es regulado por el RD 171/2014.
Desde DocuCAE hemos puesto empeño en dar respuesta a todos los escenarios de contratación y subcontratación posible y ha sido diseñada con una potente flexibilidad, lo que permite adaptarse tanto a un grupo de empresas con varios centros de trabajo y numerosos trabajadores, como a una pequeña subcontratista, que necesita aportar la documentación que le requieren los distintos clientes que la contratan.
Una de los factores que consideramos diferenciales en DocuCAE es la validación de la documentación por Técnicos Validadores cualificados en Prevención de Riesgos Laborales, con una atención y relación personalizada y directa con nuestros usuarios.
Con nuestra plataforma podrá conocer con mayor precisión qué documentación se exige a cada empresa, empleado o máquina y en qué estado se encuentra. Verde indica que el documento está subido y validado por los técnicos, y el color rojo indica que el documento está subido pero que por diversas circunstancias no ha sido validado. Cuando se da este caso, el técnico que ha revisado esa documentación escribe una breve explicación del porqué ha sido rechazado, indicando las pautas a seguir para que la empresa vuelva a subir el documento de forma correcta. La diferencia con respecto a otras plataformas radica en que los Técnicos Validadores de DocuCAE, persiguen la subida del documento de forma correcta, y para ello, los técnicos se ponen en contacto con la persona que ha subido el documento y le explican a través de llamada telefónica, correo electrónico o mensajería instantánea, qué pasos ha de seguir para que el documento se suba de forma correcta.
Con esta metodología, se elimina la invalidación de documento de forma reiterativa, sin conocer con exactitud que le motiva hacerlo. Estos Técnicos Validadores intentan ser muy cercanos, flexibles y se adaptan a las necesidades de cada contratista.
Los validadores disponen de un plazo máximo de 24 horas para la revisión de documentos desde el momento que es subido por la empresa.
Ventajas que ofrece DocuCAE a todos sus clientes para mejorar sus servicios:
- Disminución de carga de trabajo, ya que se externaliza la gestión documental.
- Eliminación del papel, todo está en la nube.
- Sin instalación, solo con conectarte a una dirección web.
- Documentación en la nube, documentos disponibles desde cualquier punto con conexión a internet.
- Avisos automáticos por mail, la aplicación avisa con antelación de los documentos próximos a expirar.
- Flujo de documentación bidireccional, ya que por un lado el contratista sube la documentación requerida y por otro lado el Empresario Principal podrá poner la documentación a disposición de las contratas para que se la puedan descargar de una forma rápida y sencilla.
En definitiva con DocuCAE todas las empresas podrán disponer de una aplicación web para la Coordinación de Actividades Empresariales completa y flexible, cercana y hecha por personas.
Antonio Arístides Ramos
Técnico PRL Outsourcing
Coordinador de Actividades Empresariales