Entrevistamos a Juan Manuel Macías, Responsable de Desarrollo de la plataforma Docucae.com y a Raúl Quintero Romero, Responsable Técnico PRL validador.
La plataforma DocuCAE surge como respuesta a la necesidad de contar con una herramienta simple, ágil e intuitiva para facilitar el cumplimiento por parte de las empresas del RD 171/2004 de Coordinación de Actividades Empresariales, así como de sus empresas contratistas o subcontratistas.
Como factor diferencial, DocuCAE le ofrece el servicio de validación en 24h de la documentación de los contratistas, por su equipo técnico especializado que se encargará de las labores de validación y seguimiento de la documentación, relajando la carga de trabajo del personal interno.
¿Cuál es el principal problema que se encuentran las empresas a la hora de cumplir con los requisitos del RD 171/2004 de Coordinación de Actividades Empresariales?
El principal problema con el que se encuentran las empresas es el volumen documental que implica la fase previa al inicio de la ejecución de sus servicios en un centro de trabajo concreto.
Cada empresa de servicios hace entrega de toda la documentación de empresa, trabajadores, vehículos y maquinaria, así como aquella documentación adicional y específica relativa a la actividad a realizar.
A su vez, el centro de trabajo está obligado a facilitar a sus empresas contratistas toda la información relativa a los riesgos y medidas preventivas inherentes de su actividad, como Evaluación de riesgos, fichas de productos, procedimientos internos de trabajo, planes de emergencia, etc…
El objetivo principal es que todas las partes implicadas en la realización de una actividad, tengan conocimiento de los riesgos existentes, y por tanto adoptar las medidas adecuadas para su prevención.
¿Qué ofrece DocuCAE a los usuarios que optan por esta plataforma? ¿Qué ventajas competitivas aporta?
DocuCAE permite a las empresas contratistas la entrega de documentación a la Empresa Principal, desde su propia oficina, y consultar el estado de validez y acceso de al centro de trabajo, notificándose previamente mediante un sistema de alertas la caducidad y la validez de los documentos.
También obtenemos un importante ahorro en los costes tradicionales asociados a la gestión de la documentación por la liberación de recursos administrativos, eliminación de papel, costes de impresión, gastos de envío, etc.
Además, al encontrarse toda su documentación perfectamente organizada y localizable en su histórico documental, evitamos situaciones de inseguridad por extravío o deterioro de documentación en caso de que ésta pudiese ser requerida en caso de accidentes o inspecciones.
¿Qué importancia tiene el uso de esta plataforma a la hora de reducir las problemáticas de gestión documental en las empresas?
El funcionamiento básico de la plataforma consiste en que la empresa contratista tiene acceso a toda la información relacionada con el centro de trabajo, con un simple “clic”.
Las empresas contratistas son las encargadas de subir los documentos requeridos por el centro de trabajo, que son posteriormente revisados y validados por DocuCAE, y pasando a un registro histórico siempre accesible, además de recibir alertas en caso de expiración de documentos.
Somos conscientes de que, cuando una empresa comienza a homologarse en un centro de trabajo, debe reunir mucha información en un corto periodo de tiempo pero una vez tienen toda la documentación subida y validada, bastará con actualizar aquella que expire o esté próxima a expirar. Esto aporta una mayor tranquilidad por ambas partes (centro de trabajo y empresa) de saber que toda la documentación está actualizada.
¿Cómo ha evolucionado el sector de la prevención de riesgos laborales estos últimos años? ¿Hay algún cambio significativo? Si los ha habido, ¿Cómo habéis orientado vuestros servicios dentro de las nuevas necesidades?
En cuanto a la gestión documental que implica una Coordinación de actividades Empresariales sí se han detectado muchos cambios y todos siempre desde el punto de vista de mejora.
Hemos ido evolucionando desde la entrega en mano de la documentación al responsable de seguridad del centro de trabajo, hasta el envío de la documentación mediante emails. En ambos casos la revisión y validación de la misma podría requerir la dedicación de una persona sólo y exclusivamente a la revisión documental, con el riesgo de que se pasara la actualización de algunos de ellos. Además de las limitaciones horarias de esta persona.
En DocuCAE, se puede iniciar la subida de documentación desde el minuto uno, siendo revisados dentro de las primeras 24h por el técnico validador. Todos conocemos que los centros de trabajo del sector industrial trabajan a 24h los 365 días del año.
¿Cuál es vuestro buque insignia en la actualidad?
Somos conscientes de que, en muchas ocasiones, los centros de trabajo requieren de la presencia de empresas cuya actividad no estaban previstas pero que por necesidades de la producción surgen de un día para otro.
Por todo ello, DocuCAE tiene un compromiso adquirido para sus clientes de revisión documental de 24h. Este compromiso consiste en que cuando una empresa sube un documento a la plataforma, éste debe ser revisado dentro de las 24h siguientes a la que se subió.
DocuCAE es una plataforma abierta y adaptable a las necesidades del cliente, destacándose la rápida atención para solucionar las incidencias y dudas tanto al centro de trabajo como a la empresa usuaria.
Entrevista disponible en: Prevention World
